Escaneo inteligente de tickets y facturas: cómo pasar de la foto al libro mayor sin teclear

Registrar gastos a mano es lento, propenso a errores y se traduce en cierres tensos. El escaneo inteligente de Prana elimina ese dolor: haces una foto de un ticket o factura, el sistema extrae los datos (OCR), propone impuestos y categorías, y genera el asiento contable listo para conciliar. Resultado: menos trabajo mecánico, menos errores y una foto financiera más real de tu negocio, en tiempo casi real.

¿Qué hace exactamente el escaneo inteligente de Prana?

El módulo de Escaneo de facturas combina OCR con reglas contables para convertir documentos de gasto en datos estructurados:

• Captura desde móvil o escritorio: sube fotos o PDFs; admite documentos individuales o en lote.
• Extracción automática de campos clave: proveedor, CIF/NIF, fecha, base imponible, tipo de IVA/IRPF, total, nº de factura, forma de pago.
• Validaciones: coherencia de sumas, duplicados, fecha vs. periodo, proveedor existente o nuevo.
• Propuestas contables: categoría/cta contable, impuestos, centro de coste y, si procede, amortización/periodificación.
• Generación del asiento y vínculo con el documento original para auditoría interna.
• Listo para conciliación bancaria: cruza automáticamente con movimientos bancarios y deja el gasto cerrado.
  

Beneficios que notarás desde el primer mes

• -70% de tiempo en alta de gastos repetitivos (dietas, gasolina, peajes, suscripciones).
• -60% de errores por tecleo y sumas: el sistema valida que “cuadre”.
• Cierres más tranquilos: menos papeles perdidos y gastos fuera de plazo.
• Visibilidad de caja: los gastos entran al circuito a tiempo y se reflejan en tesorería.
• Auditoría más simple: cada asiento enlaza al documento escaneado, sin carpetas misteriosas.
  

Paso a paso: de la foto al asiento (HowTo práctico)

1. Fotografía o sube el documento
   Abre la app/web de Prana y sube el ticket o factura. Admite JPG, PNG y PDF.
   → Acceso directo al módulo: https://www.prana.software/escaneo-facturas
   
2. Extracción automática (OCR)
   El sistema detecta proveedor, importes, impuestos y fechas. Si el proveedor no existe, lo crea con lo básico para acelerar el alta.
   
3. Validaciones y reglas
   
   • Alertas por duplicados (mismo nº factura/proveedor/importe).
     
   • Reglas por concepto: p. ej., “Combustible → 6290 / IVA 21% / Centro: Comercial”.
     
   • Sugerencias por proveedor habitual: “Adobe → suscripciones software”.
     
4. Propuesta contable
   Prana propone cuenta, impuestos, centro, y si corresponde, periodifica (seguro anual) o amortiza (inmovilizado).
   
5. Genera el asiento y archiva
   Un clic y listo: asiento creado, documento adjunto, y el gasto listo para conciliación bancaria.
   
6. Conciliación automática
   Al llegar el movimiento bancario, Prana sugiere el match. Confirma y cierra el ciclo.
   

Casos de uso (donde más brilla)

• Tickets en movilidad: equipo comercial o técnico que acumula tickets; se acabó el “fin de mes” de sobres y fotos en WhatsApp.
• Gastos recurrentes: suscripciones, alquiler, servicios; reglas que lo dejan todo clasificado sin pensar.
• Compras con facturas simplificadas: OCR entiende el formato y calcula correctamente la base/IVA.
• Cierres más rápidos: el 80–90% de los gastos queda “limpio” antes de que empiece el cierre.

Integración con VeriFactu y cumplimiento

Aunque VeriFactu afecta principalmente a la emisión y registro de la facturación, la coherencia entre ventas (ingresos) y compras (gastos) es clave para auditoría y consistencia de datos. Con OCR:

• Reduces errores humanos que luego generan “ajustes raros” en cierres.
• Aseguras que el asiento y el documento estén siempre vinculados.
• Facilitas la trazabilidad general del sistema: todo tiene rastro.

 Métricas para demostrar el ROI del OCR

• Tiempo medio de alta por gasto (objetivo: < 30 segundos).
• % de gastos digitalizados en 48 h (objetivo: > 90%).
• Errores por duplicados (objetivo: < 1%).
• Tiempo de conciliación por periodo (objetivo: -70%).
• Cierre mensual sin “caja de tickets” pendiente (objetivo: 0 gastos fuera de plazo).

Checklist para implantar el escaneo sin fricciones

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Reconoce cualquier ticket/factura?
El OCR de Prana funciona con documentos habituales (restauración, transporte, suministros, proveedores nacionales y muchos internacionales). Si un documento es poco legible, podrás editar los campos sugeridos antes de crear el asiento.

¿Cómo evitar duplicados?
Comprobamos nº de factura + proveedor + total y otras señales. Si detecta posible duplicidad, verás un aviso antes de registrar.

¿Puedo crear reglas personalizadas?
Sí. Por proveedor, concepto o palabras clave, definiendo cuenta, impuestos, centro, etiquetas y periodos.

¿El OCR también sirve para compras con inversión del sujeto pasivo o recargo de equivalencia?
Puedes configurar impuestos especiales y reglas por proveedor/concepto para que el asiento quede correctamente. Revisa con tu asesoría los escenarios particulares y valida el primer registro.

¿Se integra con conciliación bancaria?
Totalmente. El gasto queda “listo para conciliar” y el sistema te sugiere la correspondencia cuando llega el movimiento.

¿Tiene coste adicional?
El escaneo de facturas forma parte de Prana; consulta planes y límites de uso incluidos en: https://www.prana.software/precios-prana

Buenas prácticas para exprimir el OCR

• Captura en el momento: educa al equipo a subir el ticket al pagarlo (no al final del mes).
• Reglas vivas: actualiza reglas cuando cambies de proveedor o tarifa; tu OCR será más preciso.
• Etiquetas útiles: “Proyecto X”, “Cliente Y”, “Evento Z” para segmentar informes.
• Batching inteligente: documentos repetitivos, súbelos en lote y valida de una tacada.
• Control de plazos: evita gastos fuera de periodo que obligan a correcciones en cierre.
• Auditoría interna trimestral: muéstrale a tu asesoría cómo quedan documento + asiento en un clic.

Caso real (pyme con equipo en movilidad)

Situación: empresa de instalaciones con 12 técnicos en ruta. Los tickets de gasolina y peajes llegaban tarde y a veces se perdían.
Implantación: OCR en móvil + reglas por proveedor + centros de coste por vehículo.
Resultados (60 días):

• 95% de tickets subidos en <48 h.
• -72% de tiempo en alta/conciliación de gastos.
• Cierre mensual sin ajustes por gastos “aparecidos” fuera de plazo.